SECRETAIRE ADMINISTRATIVE

Pour une prise de poste au 15/11/2025, le HAD recherche une SECRETAIRE
ADMINISTRATIVE à temps partiel (28h00/semaine) pour les missions suivantes
(entre autres) :

* Est en charge de la gestion de l’ensemble des conventions (partenaires, prestataires et fournisseurs et autres acteurs extérieurs) : imprime le document type actualisé à chaque demande et le soumet au demandeur pour contrôle, vérifie les informations et veille à la signature selon les autorisations et à l’envoi dans un délai rapide, procède à la traçabilité et au suivi des conventions de chaque type.
* Assure à la demande des directeurs la mise en page de documents (power points, …).
* Assure le secrétariat des Instances de la Filière Domicile (convocations et comptes rendus).
* Participe sous l’autorité et le contrôle de la Direction du Système d’Information au paramétrage des logiciels métier.
* Assure l’élaboration de différentes enquêtes à la demande de l’encadrement de la Filière Domicile dans AGEVAL.
* Assure la saisie des questionnaires de satisfaction de la Filière Domicile.
* Assure le tutorat et l’accueil des stagiaires du Lycée Jean Rostand en gestion administrative.
* Assure le tutorat des secrétaires du standard accueil avec la présentation des procédures et modes opératoires (présentation du standard, transferts d’appels, transfert à l’IDEC d’astreinte, formulations téléphoniques à la réception des appels, transmission des appels) et gestion du courrier (arrivée et départ) et des fax.
* Supervise et optimise la collecte des données dans SIDOBA.
* Gère le traitement des indus du SSIAD.
* Assure le lien avec la direction générale et les services supports de la MFC dans le domaine de la communication interne et des circuits d’information (navettes, affichage obligatoire, diffusions diverses).
* Assure la diffusion des informations à transmettre aux partenaires de la Filière Domicile.
* Assure en collaboration avec les directeurs l’organisation de manifestations ou réunions extérieures avec les partenaires.
* Gère la planification des réunions de l’ensemble de la filière. 
* Assure le suivi des besoins et de la réalisation des travaux d’entretien et de maintenance sur les différents sites de la filière Domicile. 
* Assure la gestion du courrier des directeurs.
* Assure la gestion des tickets restaurant du personnel de la Filière Domicile.
* Suivre la politique de développement durable et en être le promoteur (limiter les impressions, consommation de papier…)
* Assure le suivi des commandes et des livraisons des fournitures pour le service administratif, et du matériel de bureau (commandes, gestion du stock, inventaires annuel, contact fournisseurs, imprimerie …)
* Assure l’accueil et la gestion du courrier en cas de besoin.
* Assure le standard quand il y a des absences des secrétaires du standard-accueil.

La Mutualité Française Charente est engagée dans le programme OEPV (Objectif
Employeur Pro-Vélo) qui vise à promouvoir la mobilité à vélo en son sein. Cette
démarche s’inscrit dans notre politique de réduction de l’empreinte carbone et
de contribution aux objectifs de développement durable.

Profil recherché :
La secrétaire administrative dispose d’une formation de secrétaire de direction
et/ou une expérience significative de secrétaire administrative.

Compétences demandées :
* Avoir des compétences organisationnelles et de la rigueur.
* Savoir diffuser en interne et en externe la politique de l’établissement, suivre et faire suivre l’ensemble des processus et des circuits décisionnels.
* Faire preuve de discrétion professionnelle.
* Avoir une réponse téléphonique adaptée en fonction de l’interlocuteur.
* Maitriser les outils informatiques (traitement de texte, logiciel métiers, messagerie, internet…).