SECRETAIRE DE DIRECTION EN EHPAD

Pour la Résidence Mutualiste Les Jardins de la Garenne, nous recherchons une
SECRETAIRE DE DIRECTION pour les missions suivantes (entre-autres) :

▪ Gérer matériellement les contacts des responsables hiérarchiques : prise de
RDV, organisation de réunions, de déplacements

▪ Assurer la bonne circulation des informations en interne et vers l’extérieur

▪ S’informer en permanence des évolutions de la règlementation et des nouvelles
techniques de travail

▪ Rédiger des correspondances à partir de consignes orales ou écrites

▪ Effectuer le tri du courrier et le diffuser selon les consignes

▪ Assurer le suivi des courriers au départ (enregistrement, affranchissement…)

▪ Préparer les documents relatifs à l’admission (contrat de séjour, remise de
clefs…)

▪ Gérer les dossiers administratifs des usagers, transmettre les informations
nécessaires aux différents services et saisir les différents mouvements sur le
logiciel de soins

▪ Rassembler et mettre en forme différents supports : tableaux de bord,
graphiques…

▪ Créer des documents de communication (bulletins, affiches…)

▪ Classer et archiver les documents administratifs

▪ Préparer et saisir les variables de paie, les transmettre au service Paie de
la Mutualité et être en capacité d’expliciter les cas particuliers

▪ Accueillir physiquement et renseigner toute personne se présentant au
secrétariat

▪ Réceptionner les appels téléphoniques, en assurant le filtrage, la
transmission ou la réorientation

▪ Réaliser des visites de l’établissement en apportant les informations
nécessaires sur le fonctionnement de celui-ci

▪ Accueillir les stagiaires, les conseiller, les informer et évaluer leurs
réalisations

▪ Informer et conseiller les usagers dans les démarches administratives
(demandes d’aide…)

▪ Etre à l’écoute et communiquer avec les usagers

▪ Organiser les RDV avec la Médecine du Travail

▪ Réaliser les déclarations d’Accidents du Travail

▪ Réaliser le suivi des absences (maladies, congés…) et transmettre les
documents nécessaires au service Paie de la Mutualité

La Mutualité Française Charente est engagée dans le programme OEPV (Objectif
Employeur Pro-Vélo) qui vise à promouvoir la mobilité à vélo en son sein. Cette
démarche s’inscrit dans notre politique de réduction de l’empreinte carbone et
de contribution aux objectifs de développement durable.

Profil recherché :
Bac + 2 Assistante de Direction ou DUT Gestion des Entreprises et des
Administrations ou DUT Gestion Administrative et Commerciale ou Licence
Universitaire

Compétences demandées :
▪ Respecter les règles de discrétion et de réserve relatives au secret
professionnel

▪ Mettre en oeuvre au quotidien le Projet d’Etablissement

▪ Respecter au quotidien les principes du Règlement Intérieur

▪ Respecter et faire respecter au quotidien les principes de la Charte
Professionnelle